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Software de gestión de flotas: taller, ITV, conductores y costes

Un software de gestión de flotas te dice, para cada vehículo de la empresa, dónde está, quién lo lleva, cuándo le toca taller, ITV o seguro y cuánto te cuesta al mes. Pensado para pymes con furgonetas de reparto, coches comerciales o vehículos de alquiler, tiene un panel para la oficina y una app para los conductores.

Panel, de 6 a 10 semanas. Con app para conductores, de 8 a 14

Panel general de Vekta con ingresos, gastos, beneficio, reservas por día y composición de la flota
Vekta, hecho por Telar.

Cómo se hace hoy

Las fechas de ITV y de seguro están en una hoja que alguien revisa cuando se acuerda, las facturas del taller se archivan sin saber a qué matrícula cargarlas y, para saber dónde está una furgoneta, hay que llamar al conductor. El coste real de cada vehículo no lo conoce nadie.

Para quién es

  • Empresas de reparto, instalación o mantenimiento con furgonetas que salen cada mañana con conductores distintos.
  • Alquiladoras que, además de las reservas, necesitan controlar el taller, la documentación y la posición de la flota.
  • Gerentes que quieren saber qué vehículos cuestan más de lo que rinden antes de renovar o ampliar la flota.

Qué incluye

Ficha de cada vehículo
Matrícula, kilómetros, documentación, fotos, conductor asignado y todo lo que le ha pasado desde que entró en la flota.
Avisos de vencimientos
ITV, seguro, impuesto de circulación y revisiones por fecha o por kilómetros. El aviso llega con antelación a quien tiene que pedir la cita.
Mantenimiento y taller
Revisiones, averías y neumáticos registrados con su factura, y una lista clara de qué vehículo está parado y por qué.
Mapa de la flota
Cada vehículo en el mapa con su posición más reciente, tomada de tus localizadores GPS o de la app del conductor.
Conductores
Quién lleva cada vehículo y en qué fechas, la caducidad de su carné y las incidencias que ha comunicado.
Coste por vehículo
Combustible, taller, seguro, multas y peajes sumados por matrícula y por mes. Las facturas se leen con IA y una persona confirma a qué vehículo van.
Incidencias desde la calle
El conductor avisa con una foto desde el móvil de un golpe, una luz encendida en el salpicadero o una rueda baja, y el aviso llega al responsable.

Se conecta con lo que ya usas: localizadores GPS, tarjetas de combustible, Google Calendar, Outlook, Holded, A3, WhatsApp Business.

Lo hemos hecho en Vekta

Vekta, nuestra herramienta para flotas de alquiler, junta en un panel web y una app de iPhone la ocupación, el mantenimiento, la agenda y el mapa de la flota con la última ubicación de cada vehículo. Se descarga desde la App Store.

Ver el caso de Vekta

Cómo lo construimos

  1. 01

    Inventario de la flota

    Reunimos matrículas, fechas de ITV y seguro, contratos de renting y facturas de taller de donde estén, y vemos qué falta.

  2. 02

    Panel con tu flota real

    Te enseñamos el panel con tus vehículos cargados y los vencimientos de los próximos meses, para ajustar avisos y responsables.

  3. 03

    GPS, costes y app

    Conectamos tus localizadores o activamos la posición desde la app del conductor, y cada semana sumamos una pieza: taller, costes, incidencias.

  4. 04

    Arranque con los conductores

    Instalamos la app en sus móviles, explicamos a cada conductor qué tiene que registrar y revisamos contigo los avisos durante el primer mes.

Forma parte de nuestro servicio de apps y paneles.

Preguntas sobre gestión de flotas

¿Algo que no esté aquí? Escríbenos y te contestamos en un día laborable.

¿Cuánto cuesta un software de gestión de flotas a medida?

Lo determinan las piezas que necesites (vencimientos, taller, GPS, costes, app para conductores) y los sistemas que haya que conectar. El precio cerrado lo recibes por escrito tras esa semana de análisis que llamamos mapa de mejora (290 €, descontados si seguimos). Ese precio no cambia aunque añadas vehículos a la flota.

¿Funciona con los localizadores GPS que ya tengo?

Sí, si tu proveedor permite sacar los datos. Traemos las posiciones al mapa del panel junto a la ficha de cada vehículo. Antes de darte precio, lo probamos con él en la semana del mapa de mejora. Si no tienes localizadores, la app del conductor puede enviar la posición durante la jornada.

¿Es legal ver por GPS dónde están los vehículos que usan mis empleados?

Sí, en vehículos de empresa y para controlar el trabajo, siempre que informes antes a los trabajadores, y a sus representantes si los hay, de forma clara y expresa sobre el localizador y su uso, como exige la ley de protección de datos (LOPDGDD). Podemos limitar la vista al horario laboral. Revísalo con tu asesoría antes de activarlo.

¿Cómo pasamos las fechas de ITV, seguros y revisiones que ya tenemos?

Desde tu Excel o desde los documentos escaneados. La hoja se importa tal cual y, si las fechas están en pólizas o fichas técnicas, la IA las lee junto con la matrícula y te las presenta para que las confirmes. Antes de arrancar revisas el calendario completo de vencimientos.

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