Software de alquiler de vehículos: de la reserva a la devolución
Un software de alquiler de vehículos lleva cada alquiler de principio a fin: reserva, contrato, fianza, entrega, devolución, daños, multas y factura. Lo hacemos a medida para empresas de alquiler de coches, furgonetas o autocaravanas que hoy lo reparten entre Excel, papel y correo. Cada vehículo tiene su calendario y cada contrato, su historia completa.
De 6 a 10 semanas. Con app para entregas, de 8 a 14
Cómo se hace hoy
La reserva se apunta en una hoja, el contrato se rellena a mano en el mostrador y las fotos de los golpes se quedan en el móvil de quien entregó la furgoneta. Cuando llega una multa hay que buscar quién la tenía ese día. Y la fianza se devuelve sin saber si alguien revisó el vehículo.
Para quién es
- Empresas de alquiler de coches, furgonetas o autocaravanas con una oficina o con varias.
- Alquiladoras que trabajan con particulares y también con empresas a crédito que pagan a fin de mes.
- Equipos que pierden la mañana buscando qué cliente llevaba la matrícula de una multa.
Qué incluye
- Calendario por vehículo
- Cada vehículo con su línea de días: libre, reservado, alquilado o en taller. Las reservas de la web, del teléfono y del mostrador caen en el mismo calendario.
- Tarifas y extras
- Precios por categoría, temporada y duración, kilómetros incluidos y extras como seguro sin franquicia, silla infantil o conductor adicional.
- Contrato y fianza
- El contrato sale relleno con los datos de la reserva y se firma en la tablet o el móvil. La fianza se cobra o se retiene en la tarjeta y queda unida al contrato.
- Entrega y devolución
- Kilómetros, combustible y fotos al salir y al volver, para comparar el estado del vehículo y cobrar lo que corresponda con pruebas.
- Daños
- Cada daño queda registrado con sus fotos, el contrato y el coste de reparación, y se descuenta de la fianza o se factura aparte.
- Multas cruzadas con el contrato
- Cada multa en PDF se lee con IA y se enlaza con el alquiler de esa fecha y hora. Una persona revisa el cruce antes de dar ningún paso.
- Facturas y cierre de mes
- Factura al cerrar cada alquiler y, para empresas a crédito, una factura agrupada a final de mes lista para revisar.
Se conecta con lo que ya usas: Redsys, Stripe, firma electrónica, localizadores GPS, Holded, A3, WhatsApp Business.
Lo hemos hecho en NetFurgo
NetFurgo, empresa de alquiler de furgonetas, trabaja cada día con este sistema: calendario por vehículo, contratos, clientes, facturación con cierre de mes para clientes a crédito y multas que se leen del PDF y se cruzan con el alquiler. Y en Vekta, nuestra app para flotas de alquiler, los contratos se firman en el iPhone y el PDF sale al momento.
Ver el caso de NetFurgoCómo lo construimos
- 01
Recorremos un alquiler entero
Seguimos un alquiler real desde la llamada hasta la devolución de la fianza, con quien atiende el mostrador y con quien entrega las llaves.
- 02
Tu flota y tus condiciones
Cargamos tus vehículos, tarifas y condiciones de alquiler para que veas el calendario y un contrato de prueba con tus datos.
- 03
Un tramo del alquiler por semana
Entregamos por partes en una dirección de pruebas: reservas, contratos y fianzas, entregas y daños, multas y facturas.
- 04
Mostrador y calle formados
Enseñamos a quien atiende y a quien entrega, abrimos con las reservas de la semana y seguimos contigo el primer mes.
Forma parte de nuestro servicio de apps y paneles.
Preguntas sobre alquiler de vehículos
¿Algo que no esté aquí? Escríbenos y te contestamos en un día laborable.
¿Cuánto cuesta un software de alquiler de vehículos a medida?
El precio sale de los módulos que uses (contratos, fianzas, daños, multas, web de reservas, app para entregas) y de las conexiones con tu pasarela o tu contabilidad. Queda fijado por escrito cuando termina tu mapa de mejora, que lleva una semana de trabajo y cuesta 290 €, restados luego del proyecto. Puedes empezar por calendario y contratos y sumar el resto después.
¿Cómo se gestionan las multas que llegan después del alquiler?
Se leen y se cruzan con el contrato que estaba activo. Subes la notificación, la IA saca matrícula, fecha, hora y lugar, y el sistema propone el alquiler y el conductor. Una persona lo confirma y tienes a mano los datos y el contrato firmado para identificar al conductor ante la DGT o el ayuntamiento cuando te lo pidan.
¿Puedo pasar las reservas y los clientes que ya tengo?
Sí, y es lo primero que hacemos antes de arrancar. Importamos vehículos, clientes y reservas futuras desde tu Excel o tu programa actual, comprobamos que cada reserva cae en el vehículo correcto y no cambias de sistema hasta que el calendario nuevo cuadra con el antiguo.
¿Se pueden hacer la entrega y la devolución desde el móvil?
Sí. Quien entrega abre el contrato en el móvil o la tablet, hace las fotos, apunta kilómetros y combustible y recoge allí mismo la firma del cliente. El PDF le llega al momento por correo. Si en el aparcamiento no hay cobertura, la app guarda todo y lo envía al recuperar la conexión.
También construimos
- Gestión de flotasTaller, ITV, seguros, conductores y gasto de cada vehículo.
- Reservas y citasTus clientes reservan y pagan la señal en tu web a cualquier hora.
- Contratos con firmaEl contrato se rellena solo, se firma en pantalla y llega en PDF.
¿Lo hacemos para tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te decimos qué haríamos, en cuánto tiempo y por cuánto.