Backoffice a medida: el panel interno de tu operación diaria
Un backoffice a medida es el panel interno desde el que tu equipo lleva el día a día de la empresa: pedidos, reservas, clientes, documentos y el estado de cada trabajo. Lo diseñamos a partir de cómo trabajas hoy, con permisos por persona. Cada dato vive en un único sitio y cada cambio queda registrado con el nombre de quien lo hizo.
De 6 a 10 semanas
Cómo se hace hoy
Hoy la operación vive repartida: un Excel para los pedidos, el correo para los documentos, un grupo de WhatsApp para los avisos y la memoria de quien lleva más años. Para saber en qué punto está un trabajo hay que preguntar. Y cuando esa persona se va de vacaciones, nadie encuentra nada.
Para quién es
- Negocios que han crecido sobre una hoja de cálculo con pestañas, colores y fórmulas que ya nadie se atreve a tocar.
- Equipos en los que oficina, almacén y calle trabajan sobre los mismos pedidos, pero cada uno con su propia lista.
- Gerentes que quieren ver el estado de cada encargo sin tener que llamar a nadie para preguntarlo.
Qué incluye
- Fichas con tus campos
- Clientes, pedidos, reservas o expedientes con los datos que usas de verdad. Cada ficha enlaza con lo suyo: el cliente con sus pedidos, el pedido con sus documentos.
- Estados y responsables
- Cada trabajo avanza por sus fases (recibido, en curso, listo, facturado) y el panel avisa a quien le toca el siguiente paso.
- Usuarios y permisos
- Cada persona ve y edita lo que le corresponde: oficina, almacén, técnicos o gerencia. Los importes y los datos sensibles quedan para quien deba verlos.
- Historial de cambios
- Queda registrado quién cambió cada dato, cuándo y cuál era el valor anterior. Si algo se borra por error, se recupera.
- Documentos con tus plantillas
- Albaranes, presupuestos, contratos o informes en PDF que se rellenan solos con los datos de la ficha.
- Búsqueda y filtros guardados
- Encuentras cualquier cliente, pedido o factura escribiendo un dato suelto, y guardas los filtros que consultas cada semana.
- Exportación e informes
- Cualquier listado sale a Excel o CSV cuando lo pidas, y los informes fijos llegan solos a tu correo.
Se conecta con lo que ya usas: Holded, A3, Google Drive y Gmail, Outlook, Stripe y Redsys, WhatsApp Business, formularios de tu web.
Lo hemos hecho en NetFurgo
El backoffice de NetFurgo lleva la operación entera de un negocio de alquiler de furgonetas: reservas, clientes, contratos, flota, mantenimiento y facturación en un mismo panel, con una vista al momento de cada vehículo. Está en producción y el equipo lo usa a diario.
Ver el caso de NetFurgoCómo lo construimos
- 01
Recogemos hojas y circuitos
En el mapa de mejora revisamos cada Excel, formulario y correo que mueve la operación y dibujamos por dónde pasa cada trabajo.
- 02
Prototipo con tus datos
Montamos las pantallas principales con datos reales de tu empresa para que el equipo las pruebe antes de construir el resto.
- 03
Un módulo por entrega
Entregamos una pieza cada semana, empezando por la tarea que hoy más horas le quita a tu equipo, que la prueba con su trabajo real.
- 04
Cambio sin parar la empresa
Formamos a cada persona en su parte del panel, retiramos las hojas antiguas cuando todo cuadra y seguimos de cerca a cada persona en su primer mes con el panel.
Forma parte de nuestro servicio de apps y paneles.
Preguntas sobre backoffice a medida
¿Algo que no esté aquí? Escríbenos y te contestamos en un día laborable.
¿Cuánto cuesta un backoffice a medida?
Depende de cuántas pantallas, permisos y conexiones necesite. Por eso arrancamos siempre por el mapa de mejora (290 €, en una semana), importe que te descontamos si el backoffice lo construimos nosotros. El resultado es un precio cerrado, por escrito, que solo se mueve si cambias tú el alcance. El mantenimiento posterior es mensual y sin permanencia.
¿Qué diferencia hay entre un backoffice y un ERP?
El alcance: un ERP abarca toda la gestión de la empresa (compras, ventas, stock, contabilidad) y un backoffice es el panel concreto donde tu equipo mueve la operación diaria. El backoffice suele conectarse a la contabilidad que ya tienes. Se puede empezar por él y ampliarlo después hasta que haga de ERP.
¿Podemos pasar los datos de nuestros Excel?
Sí. Importamos clientes, pedidos, históricos y lo que tengas en hojas de cálculo o en el programa anterior, y antes limpiamos duplicados y formatos raros. Revisas una muestra antes de la carga final, y durante el arranque la hoja antigua sigue a mano por si hace falta consultarla.
¿Se conecta con la contabilidad y las herramientas que ya usamos?
Sí, siempre que esas herramientas permitan conectarse, algo que verificamos antes de darte el precio. Lo habitual es mandar facturas y cobros a Holded o A3, guardar documentos en Google Drive, enviar avisos por correo o WhatsApp y recibir los formularios de tu web directamente en el panel.
También construimos
- ERP a medidaVentas, compras, almacén y facturas en una herramienta hecha para ti
- Cuadro de mandoVentas, margen, cobros y ocupación al día, con un resumen cada mañana
- Portal de clientesTus clientes ven pedidos, facturas y documentos sin llamarte.
¿Lo hacemos para tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te decimos qué haríamos, en cuánto tiempo y por cuánto.