Portal de clientes a medida, con pedidos, facturas y documentos
Un portal de clientes es un área privada en tu web donde cada cliente entra con su usuario, ve sus pedidos, facturas y documentos, y te pide lo que necesita sin llamar. Encaja en empresas con clientes habituales: distribuidores, asesorías, mantenimiento o alquiler. Tu equipo atiende menos llamadas de consulta y el cliente encuentra lo suyo a cualquier hora.
De 6 a 10 semanas
Cómo se hace hoy
Hoy el cliente llama o escribe para preguntar cómo va su pedido, para pedir una factura de hace meses o para mandar un documento que se pierde en el correo. Alguien de tu equipo deja lo que está haciendo, lo busca en el programa y lo reenvía. Y si esa persona está de vacaciones, nadie sabe dónde mirar.
Para quién es
- Distribuidores y mayoristas cuyos clientes piden lo mismo cada semana y preguntan por el estado del pedido.
- Asesorías, gestorías y despachos que intercambian documentos con cada cliente todos los meses.
- Empresas de mantenimiento, instalaciones o alquiler que reciben avisos, incidencias y peticiones de copias de contratos.
Qué incluye
- Acceso seguro por cliente
- Cada cliente entra con su correo y una contraseña o un enlace de un solo uso, y ve únicamente lo suyo. Una empresa cliente puede tener varios usuarios con permisos distintos.
- Pedidos y su estado
- El cliente ve en qué punto está cada pedido (recibido, en preparación, enviado, entregado) y puede repetir uno anterior sin volver a escribirlo.
- Facturas y albaranes
- Todas sus facturas y albaranes en PDF, ordenados por fecha, con lo pendiente de pago a la vista y la opción de pagarlo con tarjeta.
- Documentos compartidos
- Contratos, certificados, informes o fichas técnicas que subes tú o sube el cliente, cada uno en su carpeta y con aviso cuando hay algo nuevo.
- Solicitudes e incidencias
- Un formulario para pedir presupuesto, avisar de una avería o pedir un cambio. Cada solicitud tiene su estado y el cliente ve la respuesta sin tener que llamar.
- Panel para tu equipo
- Desde dentro ves quién ha entrado, qué ha pedido y qué está pendiente de responder, y asignas cada solicitud a una persona.
- Avisos por correo
- Cuando cambia un pedido, sale una factura o llega una respuesta, el cliente recibe un correo con el enlace directo a su portal.
Se conecta con lo que ya usas: Holded, A3, tu ERP o tu CRM, Google Drive, SharePoint (Microsoft 365), Stripe o Redsys, firma electrónica.
Cómo lo construimos
- 01
Las preguntas que hoy te hacen
Recogemos durante unos días las llamadas y correos de clientes y los agrupamos. Lo que más se repite es lo primero que resuelve el portal.
- 02
Conexión con tus datos
Conectamos el portal a tu facturación o a tu ERP para que pedidos, facturas y documentos salgan de allí, sin que nadie los suba a mano.
- 03
Prueba con clientes de confianza
Abrimos el portal a unos pocos clientes reales y vemos dónde se atascan. Ajustamos textos y pantallas antes de invitar al resto.
- 04
Invitaciones y arranque
Enviamos las invitaciones con una guía corta para entrar la primera vez y acompañamos a tu equipo durante el primer mes de uso.
Forma parte de nuestro servicio de webs que trabajan.
Preguntas sobre portal de clientes
¿Algo que no esté aquí? Escríbenos y te contestamos en un día laborable.
¿Cuánto cuesta un portal de clientes a medida?
El precio depende de qué verá el cliente y de dónde salen esos datos: no cuesta lo mismo enseñar facturas que gestionar pedidos e incidencias. Lo fijamos tras el mapa de mejora, una semana de trabajo que cuesta 290 € y se descuenta si hacemos el portal. Recibes un presupuesto cerrado por escrito.
¿Tengo que cambiar de programa de facturación o de ERP?
No. El portal se conecta al programa que ya usas y lee de él pedidos, facturas y clientes. Si tu programa no permite conexión directa, buscamos otra vía, como una exportación programada. Lo comprobamos en el mapa de mejora, antes de presupuestar, para no llevarte sorpresas a mitad de proyecto.
¿Es seguro un portal de clientes? ¿Cumple el RGPD?
Sí, si se diseña con cuidado desde el principio. Cada cliente ve solo sus datos, las conexiones van cifradas, cada acceso queda registrado y usamos servidores en la Unión Europea siempre que es posible. Firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento que exige el RGPD, y los datos siguen siendo tuyos.
¿Y si mis clientes no quieren usarlo?
Al principio algunos seguirán llamando, y es normal. Por eso el portal tiene que ser más cómodo que el teléfono: se entra con un enlace desde el correo, sin instalar nada, y lo importante está en la primera pantalla. Cuando alguien llama, tu equipo le manda el enlace para que la próxima vez lo encuentre solo.
También construimos
- Facturación y contabilidadFacturas, gastos y banco cuadrados, y la gestoría con todo a tiempo
- Contratos con firmaEl contrato se rellena solo, se firma en pantalla y llega en PDF.
- CRM a medidaCada cliente, cada oferta y cada llamada pendiente, en un solo sitio
¿Lo hacemos para tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te decimos qué haríamos, en cuánto tiempo y por cuánto.