Contratos con firma digital que se rellenan y se archivan solos
Los contratos con firma digital se generan solos con los datos del cliente y del servicio, se firman en la pantalla de un móvil o una tableta, o a distancia con un enlace, y el PDF firmado se archiva y se envía a las dos partes. Sirven a alquileres, servicios y academias que hoy imprimen, firman y escanean cada contrato.
De 2 a 6 semanas
Cómo se hace hoy
Hoy cada contrato se copia de una plantilla de Word, se cambian a mano el nombre, las fechas y el precio, se imprime y se firma. Luego alguien lo escanea, lo guarda en una carpeta y lo manda por correo, si se acuerda. Cuando hay que encontrarlo, falta una página o aparece la versión equivocada.
Para quién es
- Empresas de alquiler (vehículos, maquinaria, material) que firman un contrato en cada entrega.
- Negocios de servicios que cierran altas, mantenimientos o renovaciones con clientes que no pasan por la oficina.
- Academias, centros y clubes que formalizan matrículas, inscripciones y autorizaciones cada temporada.
Qué incluye
- Plantillas con tus cláusulas
- Tu contrato de siempre, con tus condiciones, convertido en plantilla. Los huecos (cliente, fechas, precio, extras) se rellenan solos.
- Datos desde la ficha
- El contrato toma los datos de la reserva, del presupuesto aceptado o de la ficha del cliente. Nadie vuelve a teclear un DNI ni un importe.
- Firma en pantalla
- El cliente firma con el dedo en el móvil o la tableta delante de ti, y el contrato se cierra con su nombre, la fecha y la hora.
- Firma a distancia por enlace
- Si el cliente no está delante, le llega un enlace por correo o WhatsApp y firma desde su móvil, con un código de verificación.
- PDF archivado y enviado
- Al firmar se genera el PDF definitivo, se guarda en la ficha del cliente y se envía a las dos partes. Encontrarlo después es buscar un nombre.
- Registro de cada firma
- Queda constancia de quién firmó, cuándo, desde qué dispositivo y sobre qué versión del documento, por si algún día hay que demostrarlo.
- Pendientes y recordatorios
- Ves qué contratos faltan por firmar, y el sistema se lo recuerda al cliente si lleva días sin abrir el enlace.
Se conecta con lo que ya usas: proveedores de firma electrónica (Signaturit, Docusign), Google Drive, OneDrive y SharePoint, Gmail y Outlook, WhatsApp Business, tu CRM o tu panel de reservas.
Lo hemos hecho en Vekta
En Vekta, nuestra app de flotas de alquiler, el cliente firma el contrato en la pantalla del iPhone y el PDF queda listo al momento. Puedes descargarla en la App Store.
Ver el caso de VektaCómo lo construimos
- 01
Tus contratos actuales
Reunimos los modelos que usas hoy, con sus variantes y anexos, y marcamos de dónde sale cada dato. Las cláusulas las decides tú o tu asesor.
- 02
Plantillas probadas con casos reales
Montamos las plantillas y generamos contratos de clientes reales para compararlos, línea por línea, con los que hacías a mano.
- 03
Circuito de firma
Decidimos dónde se firma (en el mostrador, en la entrega o a distancia), quién recibe copia y en qué carpeta se archiva cada PDF.
- 04
Arranque y archivo antiguo
Lo ponemos en marcha con tu equipo y, si quieres, subimos los contratos escaneados que ya tienes para tenerlo todo en el mismo sitio.
Forma parte de nuestro servicio de herramientas a medida.
Preguntas sobre contratos con firma
¿Algo que no esté aquí? Escríbenos y te contestamos en un día laborable.
¿Tiene validez legal un contrato con firma digital?
Sí. La firma electrónica tiene validez legal en toda la Unión Europea según el Reglamento eIDAS. Además, con cada PDF guardamos quién firmó, cuándo y desde qué dispositivo. Si un contrato concreto tiene requisitos especiales, conviene que tu asesor revise qué tipo de firma necesitas antes de ponerlo en marcha.
¿Cuánto cuesta automatizar los contratos con firma digital?
Varía según cuántos modelos de contrato tengas, de dónde salen los datos y si la firma es en persona, a distancia o de las dos formas. El precio exacto sale del mapa de mejora (290 €, que te descontamos si seguimos) y queda cerrado por escrito antes de empezar.
¿Se puede conectar con mi programa de reservas o mi CRM?
Sí, y es lo que más tiempo ahorra: el contrato toma los datos de donde ya están. Lo conectamos a tu panel de reservas, tu CRM o tu programa de facturación, y si lo que tienes es un Excel, también sirve como punto de partida. Lo revisamos en el mapa de mejora antes de darte precio.
¿Qué pasa con los datos personales de los contratos?
Siguen siendo tuyos y solo los ve quien debe. Los contratos se guardan cifrados, con acceso por usuario y copia de seguridad, y firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento. El enlace de firma a distancia caduca y solo abre el documento de esa persona.
También construimos
- Alquiler de vehículosReservas, contratos, fianzas, daños y multas de cada alquiler.
- Presupuestos automáticosEl cliente pregunta y el presupuesto sale calculado con tus tarifas
- Portal de clientesTus clientes ven pedidos, facturas y documentos sin llamarte.
¿Lo hacemos para tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajáis hoy y te decimos qué haríamos, en cuánto tiempo y por cuánto.